ระบบอนุมัติค่าใช้จ่าย

ระบบอนุมัติค่าใช้จ่าย (Expense Approval / e-Reimbursement) คือระบบดิจิทัลที่ช่วยบริหารจัดการกระบวนการเบิกค่าใช้จ่ายขององค์กรแบบครบวงจร ตั้งแต่การยื่นคำขอเบิก แนบเอกสารหรือใบเสร็จ การตรวจสอบข้อมูล การอนุมัติตามลำดับขั้น ไปจนถึงการส่งข้อมูลเข้าสู่ระบบบัญชี โดยสามารถดำเนินการผ่านคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์พกพาได้ทุกที่ทุกเวลา

ระบบช่วยลดการใช้เอกสารกระดาษ ลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อน และลดข้อผิดพลาดจากการกรอกข้อมูลด้วยตนเอง พร้อมเพิ่มความโปร่งใสในการติดตามสถานะการอนุมัติและการควบคุมงบประมาณ ผู้บริหารสามารถกำหนดสิทธิ์การอนุมัติ ตั้งเงื่อนไขตามนโยบายขององค์กร และติดตามรายงานค่าใช้จ่ายแบบเรียลไทม์ ทำให้การบริหารค่าใช้จ่ายเป็นไปอย่างรวดเร็ว มีประสิทธิภาพ และตรวจสอบย้อนหลังได้ตลอดเวลา

ลักษณะการทำงานของระบบ

1. พนักงานถ่ายรูปใบเสร็จส่งเบิกผ่านมือถือ พร้อม OCR อ่านข้อมูลอัตโนมัติ
พนักงานสามารถถ่ายรูปใบเสร็จหรืออัปโหลดไฟล์ผ่านโทรศัพท์มือถือได้ทันที โดยระบบใช้เทคโนโลยี OCR (Optical Character Recognition) ในการอ่านข้อมูลสำคัญจากใบเสร็จ เช่น วันที่, ยอดเงิน, เลขประจำตัวผู้เสียภาษี, ชื่อร้านค้า และเลขที่ใบเสร็จ เพื่อลดการกรอกข้อมูลด้วยตนเอง ลดข้อผิดพลาด และช่วยให้การส่งเบิกเป็นไปอย่างรวดเร็ว

2. Approval Flow หลายลำดับชั้น ตั้งเงื่อนไขตามวงเงิน แผนก และประเภทค่าใช้จ่าย
รองรับกระบวนการอนุมัติหลายระดับ (Multi-level Approval) โดยสามารถกำหนดผู้อนุมัติและเงื่อนไขได้อย่างยืดหยุ่น เช่น อนุมัติตามวงเงินที่เบิก, แผนก, ตำแหน่ง, โครงการ หรือประเภทค่าใช้จ่าย รวมถึงรองรับการกำหนดผู้อนุมัติแทน (Delegate) และการอนุมัติแบบขนานหรือแบบลำดับขั้น เพื่อให้สอดคล้องกับนโยบายขององค์กร

3. อนุมัติหรือส่งกลับแก้ไขผ่าน LINE ได้ทันที ไม่ต้องรอเข้าออฟฟิศ
ผู้อนุมัติจะได้รับการแจ้งเตือนผ่าน LINE เมื่อมีรายการรออนุมัติ และสามารถกดอนุมัติ (Approve) หรือส่งกลับเพื่อแก้ไข (Reject/Return) ได้ทันทีจากมือถือหรือแท็บเล็ต ช่วยลดระยะเวลาการรอคอย ทำให้กระบวนการเบิกค่าใช้จ่ายดำเนินได้อย่างต่อเนื่อง แม้อยู่ระหว่างการเดินทางหรือทำงานนอกสถานที่

4. ตั้งงบประมาณต่อแผนกหรือโครงการ พร้อม Dashboard แสดงยอดใช้จ่ายเทียบงบแบบเรียลไทม์
สามารถกำหนดงบประมาณแยกตามแผนก, โครงการ, ศูนย์ต้นทุน (Cost Center) หรือประเภทค่าใช้จ่าย พร้อมแสดง Dashboard สรุปยอดใช้จ่าย เปรียบเทียบกับงบประมาณคงเหลือแบบเรียลไทม์ ช่วยให้ผู้บริหารติดตามสถานะการใช้งบได้อย่างโปร่งใส แจ้งเตือนเมื่อใช้งบใกล้ถึงหรือเกินวงเงินที่กำหนด และช่วยวางแผนการใช้จ่ายได้อย่างมีประสิทธิภาพ

5. Export ข้อมูลเข้าสู่โปรแกรมบัญชีไทย และเชื่อมต่อ e-Tax Invoice
รองรับการส่งออกข้อมูลค่าใช้จ่ายเข้าสู่โปรแกรมบัญชีที่นิยมในประเทศไทย เช่น Express, PEAK และ FlowAccount โดยสามารถแมปข้อมูลบัญชีและรหัสค่าใช้จ่ายได้อัตโนมัติ ลดการบันทึกข้อมูลซ้ำ นอกจากนี้ยังรองรับการเชื่อมต่อกับระบบ e-Tax Invoice และ e-Receipt เพื่อให้การจัดเก็บเอกสารภาษีและการปฏิบัติตามข้อกำหนดของกรมสรรพากรเป็นไปอย่างถูกต้องและครบถ้วน